Task-планирование жизни
Каждый из нас пытается удержать в уме бесконечные перечни дел. Как улучшить функционирование мозга и повысить продуктивность, чтобы перестать чувствовать себя настолько перегруженным?
Вы стоите в душе, только что нанесли на волосы шампунь и вдруг вспоминаете, что забыли позвонить своей сестре по поводу дня рождения мамы. Почему эта мысль пришла вам на ум именно сейчас?
Почему не подумали раньше, когда телефон был под рукой? К тому времени, когда вы обсохнете и оденетесь, вашу голову посетят еще полдюжины разных мыслей и сотрут из памяти мысль о звонке. А вернувшись домой частенько расстроитесь, потому что забыли купить молоко.
Почему ваш мозг не напомнил вам о молоке, когда вы находились в молочном отделе и брали с полки йогурт?!
Знаете, почему так происходит? Ваш мозг не годится на роль перечня дел.
А ваш список задач может затруднять работу, а вовсе не помогать в ее выполнении. Карсон Тейт в книге «Работай легко» рассказывает про четырех-этапную систему составления списков.
Генеральный список задач
Каждый из нас пытается удержать в уме бесконечные перечни первооочередных дел, тем самым перегружая свою память. Что можно сделать в такой ситуации? Как улучшить функционирование мозга и повысить продуктивность, чтобы перестать чувствовать себя настолько перегруженным?
Решение проблемы начинается с пересмотра вашего списка дел. Создайте свой генеральный TASK-перечень. Перечень создается в 4 этапа:
Think (думать),
Act (действовать),
Sort (сортировать),
Keep (хранить).
Цель в данном случае двойная. Во-первых, перестать использовать свой мозг в качестве хранилища информации и уведомителя о ней.
И во-вторых, обзавестись инструментом, который позволит вам быстро просматривать то, что необходимо сделать, и выполнять нужную работу.
«Основная задача мозга — придумывать идеи, а не припоминать их». Дэвид Аллен
Этап №1: Think — разберемся со своими мыслями
Вам необходимо очистить «кеш» своей памяти. Подумайте обо всех своих личных и профессиональных задачах.
Представьте, как берете и переворачиваете свой мозг вверх дном и вытряхиваете все его содержимое на бумагу, белую доску или в компьютерную программу — в общем-то неважно, на что именно. Цель — вытащить из своей головы все задачи и идеи и перенести их в материальный мир.
Не беспокойтесь о порядке, в котором они будут выстраиваться. Личные задачи, профессиональные, общественные, неформальные, краткосрочные, долгосрочные — валите все в кучу в той последовательности, в которой они приходят вам на ум.
Примерный перечень дел, который должен послужить «спусковым крючком» процесса разгрузки вашего мозга и помочь извлечь все, что может прятаться в уголках вашей памяти.
Проекты (незавершенные и которые необходимо запустить)
Обязательства/обещания, данные другим людям (коллегам, клиентам, знакомым, второй половинке, детям, родителям, друзьям)
Здоровье, спорт
Встречи, которые необходимо организовать и/или о которых следует попросить.
Поручения, которые необходимо выполнить.
Домашние дела (ремонт, покупка, счета)
Книги, которые хотите прочитать
Административные вопросы (почта, социальные сети)
Делегированные задания
Исследования
Предстоящие личные события (особые даты, дни рождения, праздники, отпуск, культурные мероприятия)
Практически невозможно расставлять приоритеты, составлять планы и успешно их выполнять, когда все свои задачи вы держите в голове. Выпустите их во внешний мир — освободите свой мозг, чтобы он мог заниматься тем, что у него получается лучше всего, — продуктивной работой.
Это может занять от нескольких минут до нескольких часов. Поэтому сделайте это занятие приятным: налейте себе чашку вкусного чая, включите любимую музыку, используйте любимые блокнот и ручку.
По завершении разгрузки мозга вы заметите, что шум в голове начал стихать. Однако то, что вы доверили бумаге или занесли в компьютер, находится в формате, совершенно непригодном для применения на практике.
На самом деле то, что у вас сейчас есть, — всего лишь огромное неупорядоченное месиво. Его предстоит привести в вид, удобный для использования в целях повышения вашей продуктивности.
Этап №2: Act — фиксация действий
Ваша цель — превратить каждый пункт перечня, составленного по итогам разгрузки мозга, в конкретное действие или череду конкретных действий. Иными словами, сделать так, чтобы вам не приходилось думать, какие именно шаги следует предпринять далее.
Необходимо, чтобы вы могли сразу же приступить к решению задачи.
Подсказка. Все практические шаги, как правило, начинаются с глагола действия: «завершить», «позвонить», «купить», «изучить», «выяснить», «проверить», «поговорить», «утвердить», «установить» и т.д..
По возможности постарайтесь ограничиться тремя или четырьмя конкретными действиями по каждому проекту.
На эту процедуру у вас может уйти от 30 минут до трех и более часов — в зависимости от количества пунктов в вашем перечне.
Этап № 3: Sort — сортируем и структурируем
Посмотрите на составленный вами список конкретных действий и подумайте, как их лучше сгруппировать. Существует множество способов сортировки задач:
по инструментам или ресурсам, необходимым для выполнения конкретного пункта (телефон, электронная почта, Excel и т.д.);
по людям (тот или иной коллега, помощник, супруг/супруга);
по местоположению, в котором вы должны находиться, чтобы выполнить задачу (ваш офис, офис клиента, ваш дом, автомобиль, самолет);
по проектам;
по крайнему сроку;
по уровню энергии, которым вы должны обладать, чтобы эффективно выполнить работу (высокий, средний, низкий);
по времени, необходимому для решения задачи (5 минут, 15 минут, один час).
Можно выбрать 10 основных категорий, например: «Звонки», «Электронная почта», «Самолет», «Проекты», «Поручения», «15 минут», «Цели» и «Дом», «В ожидании» и «Может быть когда-нибудь». Список «Может быть когда-нибудь» можно дать волю мечтам и составлять его для вдохновения.
Этап №4: Keep — сохраняем все в одном месте
Для начала вы должны решить, какой именно тип материального носителя — ящик, стену, блокнот или электронную программу вы будете использовать для хранения вашего TASK-перечня. Очень важно, чтобы этот список был у вас один-единственный.
Все, что вам необходимо сделать, должно находиться в зоне прямой видимости. Это позволит охватить его одним взглядом и принять выверенное решение относительно дальнейших действий.
Наличие нескольких списков только помешает достижению целей, будет вносить хаос, вызывать стресс и отнимать у вас время.
После того, как вы проделаете эти действия со всеми своими задачами, вы разгрузите свой мозг и сможете заняться более интересными задачами — генерированием интересных идей и их реализацией, не боясь ничего упустить.
По материалам книги Карсон Тейт «Работай легко».
